Dokumenti predstavljajo pomemben del poslovanja vsakega podjetja in vir informacij za nemoteno izvajanje poslovnih procesov. Običajno jih ločimo na zunanje in notranje dokumente. Zunanji dokumenti nastanejo izven podjetja, notranji pa v samem podjetju kot posledica oziroma rezultat določenega (koraka) poslovnega procesa.
Ker informacije v podjetju nenehno krožijo preko poslovnih procesov, oziroma so za izvajanje le-teh nujno potrebne, je za podjetje izredno pomemben hiter in nadzorovan dostop do dokumentov kot virov teh informacij. Kaj pomeni za podjetje, najlažje ugotovimo pri upravljanju odnosov s strankami, kjer je zadovoljstvo stranke odvisno predvsem od hitrega in seveda pravilnega odziva. Počasen dostop do informacije ali celo izguba določenega dokumenta lahko za podjetje pomeni veliko poslovno
škodo.
Da bi se vsemu temu izognili, je potrebno vzpostaviti učinkovit sistem za popoln nadzor nad vsemi pomembnimi dokumenti kot nosilci poslovnih informacij. Ker pa so informacije oziroma dokumenti pomemben, oziroma sestavni del poslovnih procesov, pomeni to posledično tudi popolno informatizacijo le-teh.
V sklopu informacijskih tehnologij poznamo številne sisteme in rešitve za upravljanje z dokumenti in drugimi vsebinami. Pomembno je izbrati takšno rešitev, ki pokriva vse ključne segmente učinkovitega dokumentnega sistema (hiter in učinkovit zajem fizičnih dokumentov, uvoz dokumentov v različnih elektronskih formatih, varno in zanesljivo arhiviranje, upravljanje z vsebinami in zapisi, upravljanje delovnih tokov,...). Nepogrešljiva je seveda tudi možnost integracije, tako z obstoječimi
velikimi sistemi kot so npr. ERP (Enterprise Resource Planning), PLM (Product Lifecycle Management), CRM (Customer Relationship Management),..., kot z drugimi IT rešitvami.
Na takšni (»zdravi«) osnovi se glede na predhodno ugotovljene prioritete in funkcionalne zahteve zgradijo rešitve za posamezne, najbolj kritične poslovne procese. Modularna zasnova dokumentnega sistema omogoča fazno uvedbo posameznih rešitev, kar pomeni predvsem »mehkejši« prehod v sicer optimalnejši, vendar za zaposlene nov način izvajanja poslovnih procesov.
