Znižajte stroške tiskanja z našo pomočjo!



Tiskanje lahko v organizaciji predstavlja prevelik strošek zaradi neoptimalne količine in izkoriščenosti tiskalniških naprav, velike potrošnje papirja in tonerjev ter, posledično, prevelikih vzdrževalnih stroškov. Kakšen je dejansko upravičeni, predvsem pa optimalni strošek tiskanja, ki ga ustvarjajo izključno poslovni procesi, je nemogoče ugotoviti samo iz naslova dejanskega stroška posedovanja tiskalniških naprav in z njimi povezanih obratovalnih stroškov.

Tiskalniške naprave same po sebi, kakor tudi sistemsko okolje v katerega so inštalirane, ne omogočajo nadzora nad tem, kaj kdo tiska, na katere tiskalnike, v kakšni količini in v kakšnem načinu. Ker teh informacij nimamo, tudi ne moremo oceniti, ali so tiskalniške naprave, skupaj s potrošnim materialom, optimalno izkoriščene. Ravno tako nimamo na voljo možnosti, da bi na osnovi teh informacij uvedli administrativno politiko tiskanja v organizaciji, ki bi omogočala uporabo tiskalnikov na najbolj optimalen, njihov potrošni material pa na najbolj ekonomičen način.

Zaradi nenadzorovanega tiskanja v organizaciji prihaja do posledic, da imamo neoptimalna razmerja med številom uporabnikov in tiskalniškimi napravami, da uporabniki tiskajo dokumente, ki sicer niso povezani s poslovanjem, dokumente, ki jih ni nujno potrebno natisniti ali pa da tiskajo dokumente v neekonomičnem črno-belem ali barvnem načinu, čeprav bi bila ekonomičen črno-beli ali barvni način povsem primerna. Vse te posledice se na koncu združijo v eno samo posledico, to pa je prevelik in neupravičen strošek za tiskanje.

Kot prvo fazo v izvedbi optimizacije tiskalniškega okolja je potrebno opraviti evalvacijo obstoječega stanja, ki nam razkrije vse tiste dejavnike, zaradi katerih nastajajo t.i. »skriti stroški«. Slednji so lahko posledica prekomerne in neekonomične porabe, katera izhaja iz nenadzorovanega tiskanja uporabnikov, nestandardizirane opreme in posledično prekomerne cene potrošnega materiala, ali pa premajhnega razmerja med številom uporabnikov in tiskalniškimi napravami in s tem preveliko ter seveda predrago »tiskalniško floto«.

Naslednja faza v izvedbi optimizacije je opredelitev konkretnih priporočil za odpravljanje dejavnikov, ki so razkriti skozi evalvacijo tiskalniškega okolja in zaradi katerih nastajajo skriti stroški. Na podlagi teh priporočil se nato izdela akcijski plan posegov, potrebnih za doseganje optimalnega stanja tiskalniškega okolja.

Zadnjo fazo optimizacije predstavlja dejanska izvedba posegov, glede na zastavljeni akcijski plan in pa vzpostavitev procesa kontinuiranega nadzora nad tiskalniškim okoljem. Za slednje potrebujemo učinkovito orodje, ki omogoča preprosto odkrivanje vseh tistih dejavnikov v tiskalniškem okolju, ki se pojavljajo skozi čas in na katerih lahko optimizacijo dodatno izvajamo. Pravzaprav gre za kontinuirano izvajanje vseh zgoraj navedenih faz optimizacije, s tem da mora biti to preprosto in časovno nezahtevno ter večinoma avtomatizirano opravilo.

V tem dokumentu predstavljamo rešitev hgi PrintOptimizer, ki je orodje, s pomočjo katerega izvajamo storitev evalvacije tiskalniškega okolja in s pomočjo katerega lahko vzpostavimo proces kontinuiranega nadzora in uveljavljanja takšne tiskalniške politike v organizaciji, ki nam zagotavlja sicer nemoteno poslovno uporabo, hkrati pa optimalno in ekonomično porabo tiskalniških sredstev.

hgi PrintOptimizer lahko zmanjšuje stroške:

• neposredno preko uveljavljanja politike tiskanja,
• neposredno preko omogočanja optimalne razporeditve tiskalniških opravil po tiskalnikih,
• posredno preko ozaveščanja uporabnikov.