Optimizacija tiskalniškega okolja s hgi PrintOptimizer rešitvijo

Ste se kdaj vprašali, kako znižati stroške tiskanja v vašem podjetju?

Zaradi neoptimalne količine in izkoriščenosti tiskalniških naprav lahko tiskanje v organizacijah in podjetjih predstavlja velik strošek, tako zaradi prekomerne potrošnje papirja, kartuš in tonerjev kot tudi vzdrževanja. Kakšen je dejansko upravičen, predvsem pa optimalen strošek tiskanja, ki ga zahtevajo poslovni procesi, je nemogoče ugotoviti samo iz naslova dejanskega stroška posedovanja in uporabe tiskalniških naprav. Potrebna je skrbnejša analiza!

Tiskalniške naprave same po sebi, kakor tudi sistemsko okolje, v katerega so nameščene, ne omogočajo nadzora nad tem, kaj kdo tiska, na katere tiskalnike, v kakšni količini in v kakšnem načinu. Ker teh informacij nimamo, tudi ne moremo oceniti, ali so tiskalniške naprave optimalno izkoriščene. Ravno tako v osnovi nimamo na voljo možnosti uvedbe administrativne politike tiskanja, ki bi omogočala uporabo tiskalnikov na najbolj optimalen in ekonomičen način.

Ustrezen odgovor omenjeni problematiki ponuja slovensko podjetje hgi, informacijski inženiring, d.o.o., ki je razvilo lastno rešitev, imenovano »hgi PrintOptimizer«, s katero izvajajo storitve evalvacije tiskalniškega okolja in posledično odkrivanja skritih stroškov ter svetovanja o najprimernejših ukrepih za njihovo odpravljanje. Z uvedbo rešitve vzpostavijo proces kontinuiranega nadzora nad tiskalniškim okoljem in vpeljejo rutinske postopke, ki zagotavljajo, da tiskalniško okolje ostane optimalno skozi ves čas. hgi PrintOptimizer je programska oprema za Microsoft® Windows™ okolja, ki nadzira vse tiskalniške naprave v organizaciji, tako lokalne, kot mrežne.

hgi PrintOptimizer omogoča natančen pregled nad porabo potrošnega materiala in izdelavo podrobnih analiz. Na ta način pridobimo statistično natančni strošek iztiskane strani za vsak tiskalnik posebej in si zagotovimo pregled nad stroški tiskanja glede na tiskalnik, tiskalniško skupino, uporabnika ali uporabniško skupino. S primerno vzpostavljenimi skupinami uporabnikov lahko npr. v sistem preslikamo oddelke ali stroškovna mesta v organizaciji, z uporabo sistema za izdelavo poročil pa lahko nato ugotovimo natančno porazdelitev stroškov tiskanja. hgi PrintOptimizer programska oprema zagotavlja uveljavljanje takšne tiskalniške politike, kot jo v organizaciji sprejmemo. Vsako tiskalniško opravilo se lahko tako pred dejanskim tiskanjem preverja v skladu s sprejeto in v sistemu definirano politiko tiskanja in se izvrši samo v primeru, da ni kršena nobena od restrikcij v definirani politiki. V nasprotnem primeru se tiskalniško opravilo zavrne, uporabnik pa je o tem obveščen, skupaj z obrazložitvijo zavrnitve.

Izkušnje so pokazale, da se investicija v nakup ali najem rešitve hgi PrintOptimizer hitro povrne preko prihrankov pri zmanjševanju količine zavrženega papirja, daljše dobe uporabe kartuš in tonerjev ter manjših vzdrževalnih stroškov tiskalnikov. V dosedanjih raziskavah je bilo ugotovljeno, da se lahko stroški tiskanja v organizaciji, s primerno in dosledno uporabo rešitve za nadzor in optimizacijo, znižajo v povprečju za 30 odstotkov. Ne gre spregledati tudi dejstva, da tovrstno varčevanje poleg neposrednih finančnih prihrankov pomeni tudi znaten prispevek k zmanjševanju obremenjevanja okolja.

Primer vpeljave hgi PrintOptimizer v družbi DDC svetovanje inženiring, d.o.o.

V podjetju DDC, ki je danes največje inženirsko in svetovalno podjetje v Sloveniji, nastaja pri delovnih procesih precejšnja količina dokumentacije. Problematika visokih stroškov tiskanja je bila predvsem v dejstvu, da ni bilo mogoče natančno evidentirati nastajanja in razporeditve stroškov ter jih primerno racionalizirati. Iskanje primernega orodja za analizo in optimizacijo tiskanja je odgovorne pripeljalo do rešitve hgi PrintOptimizer, s pomočjo katere so se že po štirih mesecih uporabe na podlagi natančnih analiz pokazale možnosti za optimizacijo stroškov. V prvi vrsti so ugotovili, da so bila razmerja med številom uporabnikov in številom tiskalniških naprav neprimerna in pa da je bilo precejšnje število naprav predimenzioniranih glede na dejanske potrebe.

S samoomejevanjem uporabnikov pri številu natisnjenih strani so že v prvi fazi uspeli znižati strošek za cca. 15 do 20 odstotkov, v prihodnje pa s pomočjo omenjene rešitve načrtujejo še konsolidacijo tiskalniških naprav in razporejanje tiskalniških opravil glede na namembnost.

Mitja Koželj, ATR.SIS d.o.o.